직장인 로망 공작실

소셜네트워크, 소셜미디어 패러다임 하에서 각종 SNS(소셜네트워크서비스)들이 등장하면서 가장 혹사 당하고 있는 것은 다름 아닌 스마트폰과 이메일함이다. SNS는 거의 대부분 관계의 변화(댓글, 친구 관계 등등)를 알려주는 알림 기능을 서비스의 기본 요소로 갖고 있는데, 이러한 알림을 효과적으로 뿌려대는 매체가 바로 스마트폰과 메일이기 때문이다.

그래서 때로는 스마트폰의 실시간 알림(푸시 노티피케이션; push notification)을 꺼두어야 할 때도 있으며, SNS 에서 알림 메일을 아예 보내지 않도록 설정하는 방법도 있다. 확실히 알림이라는 것은 SNS 스트레스를 가중시키는 주범이긴 하다. 이에 관해서는 다음 글들을 참고해 보자.




우선 페이스북부터 살펴보자. 트위터나 구글플러스나 기타 다른 모든 메일(알림 메일이 아니더라도)을 깔끔하게 관리하기 위한 핵심은 Gmail 의 필터(filter)와 라벨(label), 보관(archive) 기능의 종합적인 활용에 있다.

위와 같이 Gmail 화면에서 필터 만들기 링크를 클릭한다. 참고로 위 화면은 곧 반영될 Gmail 의 차세대 인터페이스 디자인을 '설정>테마' 에서 미리 적용한 모습이다.

메일 목록 위에 필터 만들기 대화 상자가 나타난다. 여러가지 규칙을 적용하여 필터를 만들 수 있는데, 알림 메일의 경우 주로 보낸사람의 메일서버 정보만 입력하면 해결이 된다.

'보낸사람' 입력 창에 facebookmail.com 이라고 입력한 다음에 검색테스트 버튼을 누르면 아래에 보낸 사람이 facebookmail.com 으로 설정된 페이스북 알림 메일들이 주루룩 나온다. 이미 분류를 한 상태라서 '페이스북' 이라는 파란 레이블이 붙어 있지만, 처음 작업하는 것이라면 저런 레이블이 안붙어 있을 것이다. 이 상태에서 다음 단계 버튼을 누른다.

다음 단계로 넘어가기 전에 페이스북이 보내는 알림 메일 중 하나를 살펴보자. 위 메일은 내가 댓글을 단 글에 누군가가 댓글을 단 것을 알려주는 메일이다. 해당 댓글뿐만 아니라, 댓글이 붙은 원래 게시물과 모든 댓글 히스토리를 한 눈에 알아볼 수 있게 정리해서 보여준다. 앞에서 이야기한 것처럼, SNS의 알림 메일은 자신의 대화 콘텐츠 히스토리라는 것이 여실히 드러난다. 그냥 지워버리기에는 굉장히 아까울 수도 있는 콘텐츠이다. 메일 상단의 세부정보 표시 링크를 클릭하면...

바로 위와 같이 해당 알림 메일의 보낸사람 정보가 상세하게 나타난다. 이 방법을 이용해서 어떤 사람이 보낸 모든 메일을 일괄적으로 분류 필터링할 수 있게 된다. 좀 더 편한 방법도 있는데, 받은 메일을 열었을 때 우측상단에 메뉴를 펼치는 역삼각형 아이콘을 누르면 '메일 필터링'이란 메뉴가 보인다. 클릭하면 그 메일의 송신 주소가 바로 입력된 채로 필터를 만들 수 있다.

참고로, 위 화면에서 답장에 @groups.facebook.com 으로 끝나는 주소는 이 알림메일에 회신을 했을 때 페이스북의 해당 댓글 스레드에 바로 댓글을 달 수 있는 주소를 가리킨다. 이 주소가 알림 메일을 보내는 주소가 아니라는 것을 주의.

다시, 원래로 돌아와서 '다음 단계'를 눌렀으면 위 화면이 나온다. 이 필터의 세부 동작을 설정할 수 있는데, 자신의 필요에 맞게 설정하도록 하자. 이 글에서는 알림 메일이 받은 메일함을 정신 없게 만들지 않고 별도로 분류해서 편하게 볼 수 있게 하는 것을 전제하기 때문에, 받은 편지함 건너뛰기(보관;archive)와 라벨 적용을 반드시 체크한다. 메일을 보관하게 되면 받은 편지함에서는 안보이지만, '전체보관함'에서 확인할 수 있으며 검색 역시 전체보관함을 대상으로 하거나 특정 라벨로 한정해서 할 수 있다.

간혹, 스팸이 아닌데도 스팸으로 분류하는 경우가 있기 때문에 '스팸아님'을 체크하는 것도 추천하며, 이 메일이 중요한 메일인지 아닌지 Gmail 이 자동으로 분류하는 것이 마음에 안든다면 위와 같이 수동으로 설정해 줄 수도 있다. 그리고, 필터 테스트 결과로 아래에 나온 모든 메일에 대해서도 이 필터를 적용하는 것이 좋다. 오른쪽 아래에 있는 체크박스를 놓치지 말자.

'필터 저장' 버튼을 누르면 필터 설정이 완성된다. 위 사례는 이미 있는 필터였기 때문에 수정의 개념이라서 '필터 저장'이라고 나오지만 새롭게 만든 필터라면 '필터 만들기'라는 버튼으로 보인다. 이렇게 필터를 설정해 놓으면, 이후부터 오는 모든 페이스북 알림 메일은 받은 편지함에서는 안보이고 전체 보관함에서만 보이며, '페이스북(위에서 설정한)'이라는 라벨을 클릭하면 모두 볼 수 있게 된다. 

참고로, '전달 주소 관리'를 선택하면, 현재 필터 설정에 해당하는 메일들을 특정 메일 계정으로 전달해서 발송할 수 있다. 굉장히 유용한 기능이다. 단, 필터를 만들 수 있는 개수에는 제한이 없지만, 전달되는 메일 주소는 20 개 까지만 가능하다는 것에 주의하자.

Gmail 필터와 검색 이야기를 한 김에, 지메일에서 고급 검색을 활용하는 방법과 필터 활용 팁을 설명한 문서를 공유한다.

위 화면은 예전에 만들어 두었던 필터인데, 사실 트위터의 알림메일은 2011년 4월까지만 해도 기본적인 알림 기능만 했었으나 이후 강력하게 업그레이드 되었다. 위 필터는 DM(쪽지) 알림 메일만 구분하기 위해 예전에 만들었던 것이며...

위 필터는 DM 알림 메일을 제외한 나머지 트위터 알림 메일을 분류해서 관리하기 위해 만들었던 필터이다. 이제 트위터를 한글로 사용(설정에서 사용언어를 한글로 지정)한다는 전제 하에 구체적인 필터링 방법을 설명한다.

위 화면은 트위터 친구인 @seanjkz 님이 보낸 답글을 알림 메일로 받은 것이다. 그 답글만 적혀 있는 것이 아니라 관련된 대화 스레드가 같이 나와있다. 즉, 이 메일만 봐도 어떤 흐름으로 대화가 이어졌는지 알 수 있다. 페이스북은 모든 스레드를 다 보여주는데에 반해 직전 관련 대화만 보여줘서 약간 아쉬운 점도 있다. 메일 제목을 보면 누가 나에게 답글을 달았다는 식으로 명확하게 표현하고 있다. 그리고, 발신인 주소를 보면...

트위터의 알림 메일을 보내는 메일서버 주소는 postmaster.twitter.com 이다. 위에서 페이스북 알림 메일 필터를 만든 것 처럼 우선은 보낸 사람 박스에 이것을 넣으면 된다. 하지만 단순히 트위터 알림 메일 전체를 관리하는 필터와 라벨이 아니라 멘션 및 답글을 따로 분류하고, 쪽지(DM)을 따로 분류하고, 기타 나머지 알림 메일을 분리해서 관리하는 것을 시도해보자.

일단, 멘션과 답글 알림 메일을 구분하기 위해서 제목 박스에 "멘션을 OR 답글을" 이라고 (" 제외) 적는다. OR 은 반드시 대문자이어야 한다. Gmail 은 AND OR NOT(- 과 동일)과 같은 Boolean 연산자를 처리할 수 있기 때문에, 이 의미는 메일 제목에 '멘션을' 이나 '답글을' 둘 중 어느 하나가 들어간 모든 것을 지정한다는 의미가 된다. 검색 테스트를 하면 위와 같이 답글과 멘션 알림 메일이 모두 포함되는 것을 확인할 수 있다. 다음 단계 버튼을 누른다.

페이스북 알림 메일 필터를 설정했을 때와 마찬가지로 체크박스를 지정하고, '라벨 적용'에서 새 라벨 만들기를 하면 위와 같은 화면이 된다. 제목을 '트위터 멘션'으로 해 보았다. 답글도 결국 멘션의 일종이라서... 상위 라벨 선택을 하면 라벨들 안에서 계층구조를 만들 수도 있다. 즉, 트위터라는 라벨 밑에 멘션, 답글, 쪽지 같은 라벨을 둘 수도 있다.

위 화면은 트위터를 통해 쪽지(DM)을 받았을 때 알림 메일로 전달되는 내용이다. 트위터 쪽지로 의사소통하는 것도 은근히 편하고 종종 쓰게 되는데, 트위터 자체 웹서비스나 여러 트위터 어플들에서 이 쪽지를 관리하기가 썩 편한지는 않다. 특히 쪽지들을 검색해서 살펴보는 기능을 지원하는 서비스는 거의 못봤다.

하지만, 이렇게 알림 메일을 이용해서 트위터 쪽지를 관리하면 누가 언제 어떤 내용으로 쪽지를 보냈는지 모두 확인할 수 있다. 내가 보낸 쪽지에 대해서는 알림 메일을 보내주지 않는다는 치명적인 문제점(^^;)이 있긴 한데, 이것을 보강하는 웹서비스들이 몇몇 있긴 하지만, 아주 만족스럽지는 않은 것 같다.

어쨌든 쪽지에 대한 알림 메일만 따로 분류해보도록 하자. 위와 같이 간단하게 설정해서, 검색 테스트하고, 다음 단계로 넘어가면 된다.

앞에서 한 것과 마찬가지이다. 라벨은 '트위터 DM' 이라고 만들어 보았다.

마지막으로 위에서 만든 멘션(및 답글)과 쪽지를 제외한 나머지 트위터 알림 메일을 분류해 본다. 위와 같이 제외어를 활용하면 된다. 멘션을, 답글을, 쪽지를 세 단어 중 어느 한 단어라도 들어가면 안되므로 제외어 박스에 '멘션을 OR 답글을 OR 쪽지를'을 입력한다. 물론 따옴표는 제외한다.

필터 테스트를 해 보면 위와 같이 팔로우나 기타 다른 이벤트들에 대한 알림메일만 분류해내는 것을 확인할 수 있다. 저 밑으로는 관심글 저장, 리트윗 등이 다 있는데, 너무 길어져서 캡쳐에서는 잘랐다. 이 메일들은 트위터라는 이름의 라벨을 붙였다.

앞에서 한 것과 똑같다. 트위터에서 한 것처럼 세분화해서 분류하기는 좀 애매해 보여서 그냥 일괄적으로 하나의 라벨로 분류했다. 구글 플러스의 알림 메일 전송 서버의 주소는 plus.google.com 이며, 이것만 보낸 사람 박스에 입력하면 된다.

라벨은 Google+ 로 만들어 보았다. 위와 같이 마무리 작업을 해 주면 끝이다.

이렇게 정리한 다음에 지메일(Gmail) 메인 화면을 본 모습이다. 라벨은 왼쪽 메뉴에 좌악 나열되는데, 나는 라벨이 워낙 많기 때문에 그 중 일부분만 보이도록 캡쳐했다. 저 라벨들을 클릭하면 앞에서 설정한 필터를 통해 해당 라벨이 붙은 메일들만 볼 수 있으며, 그 상태에서 메일 검색창을 보면 label:'라벨명' 이라고 되어 있는 것을 확인할 수 있다. 그 옆에 한 칸 띄고 제목이나 기타 원하는 검색어를 넣으면, 그 라벨이 붙어있는 메일들 안에서만 검색을 하게 된다.

라벨 이름 옆의 색깔 있는 정사각형 아이콘을 클릭하면 아이콘 색깔과 라벨 이름 수정, 화면 표시 형태 등을 지정할 수 있으니 참고~~



이렇게 해서 받은 메일함을 정신없게 만들지 않으면서, 자신이 SNS 에서 주고 받은 대화나 여러가지 상태 변화 및 액션들의 기록을 모두 저장하고, 그 기록을 살펴보면서 관리할 수 있다. 소위 말하는 SNS 메일 폭탄에 가장 효과적으로 대응할 수 있는 방법이다.

필터(filter)와 라벨(label)은 검색과 더불어 지메일(Gmail) 을 최대한 활용하는데에 가장 필요한 강력한 기능이다. 이 기능에 대해서 어차피 한 번은 정리해보려고 했었는데, SNS 폭탄 메일 처리가 마침 이슈이고, 최근 오픈해서 폭발하고 있는 페이스북의 총동창회 그룹의 동문들이 폭탄 메일로 고민하고 있는 모습을 보다보니 겸사겸사 글을 쓰게 되었다.

앞에서도 이유를 말했지만, SNS 알림 메일을 끄기 보다는 위와 같이 관리하는 방법을 적극 추천한다. 어차피 요즘 메일 서비스들은 용량 걱정할 필요도 없고 말이다. 지메일이 아니라 다른 웹메일 서비스나 MS Outlook(아웃룩)과 같은 별도의 메일 클라이언트에서도 필터와 라벨 기능을 지원하고 있다. 마찬가지로 적용하여 활용하면 된다.